Rene_zonneveld

Veel gebruiksaanwijzingen zijn onbegrijpelijk en nutteloos

Bij heel veel bedrijven gelden standaard-werkwijzes. In de reclamewereld valt dat best mee, maar ook wij hebben regels voor routines, anders wordt het een puinhoop binnen het bureau. Bij bedrijven met een ingewikkeld productieproces is het volgen van de afgesproken procedures nog veel belangrijker. Alle reden dus voor goede instructies.

Bij de meeste bedrijven is een werkroutine per machine vastgelegd die tot optimale veiligheid en efficiency leidt. Nu was ik onlangs bij zo’n bedrijf en daar klaagde de manager erover dat deze standaarden niet, of in ieder geval niet altijd, werden opgevolgd. Heel vervelend, gevaarlijk en kostbaar. Ik was benieuwd naar de achterliggende oorzaak hiervan. We hadden het immers niet over innovatie, over creativiteit, over boven jezelf uitstijgen, maar over het volgen van de basisregels. Tijd voor een onderzoek ‘op de werkvloer’.

De samenvatting

Ik zal de uitkomst daarvan even samenvatten, want anders schrijf ik dit hele blad vol. De voornaamste reden van het niet volgen van de basisinstructies was: men snapte ze niet. Met als gevolg dat iedereen zijn eigen oplossingen stond te bedenken. Want alles beter dan je hand opsteken en roepen dat je het niet snapt. Dan denken de collega’s dat je een domoor bent.

En dan kun je boos worden op de mensen die dat doen, en sancties bedenken, maar beter is het om die instructies eens kritisch onder de loep te nemen. Ogen ze logisch, zijn ze helder en eenduidig geschreven, in begrijpelijk Nederlands? En is de vormgeving duidelijk en overzichtelijk? Kan iemand zonder ervaring ze ook opvolgen zonder ondersteboven in de machine verzeild te raken?

Van bijsluiters en gebruiksaanwijzingen is bekend dat die vrijwel ongelezen in de verpakking achterblijven of direct bij het oud papier belanden. Pas als het mis gaat zoeken we ons rot naar het juiste hoofdstuk. Dat vervolgens onvindbaar blijkt. Bij machines of ingewikkelde processen werkt dat niet anders. Maar dat is niet de schuld van de gebruiker, da’s de schuld van de gebruiksaanwijzing (en de mensen die dat ding hebben gemaakt).

Categorie: closeup